Внедрение кадрового электронного документооборота — Интеграция с HRlink

Клиент — федеральная сеть, с более чем 1000 розничных подразделений  в 40 регионах РФ. Возникла необходимость оптимизации управления кадровыми документами. 

Существующая система обработки документов на бумажных носителях вызывала ряд проблем:

• Физическое хранение документов в офисах требовало значительных затрат на аренду помещений и организацию архивов.
• Офисы не располагались в одном регионе, что затрудняло доступ к необходимым документам для сотрудников и HR-менеджеров.
• Процесс оформления кадровых документов занимал до 20 дней, что негативно сказывалось на удовлетворенности сотрудников.
• Ручной ввод данных и физическая передача документов увеличивали вероятность ошибок и потерь.

Цели

1. Сократить время обработки кадровых документов до 5 дней.
2. Уменьшить затраты на хранение документов на 70%.
3. Обеспечить доступ к документам для всех сотрудников вне зависимости от их местоположения.
4. Повысить уровень удовлетворенности сотрудников от взаимодействия с HR-отделом.

Решение

Для достижения поставленных целей была разработана стратегия внедрения кадрового электронного документооборота (интеграция существующей системы с HRlink):

1. Анализ текущих процессов:

• Проведен аудит существующих процессов обработки кадровых документов, выявлены узкие места и дублирующие действия.

2. Оптимизация процессов:

• Переработаны алгоритмы работы с документами, исключены ненужные этапы и упрощены процедуры.

3. Интеграция с HRlink:

• Разработаны шаблоны для стандартных кадровых документов (договоры, уведомления, приказы), что значительно упростило их оформление.
• Настроена автоматическая синхронизация данных между существующей системой учета и HRlink, что позволило минимизировать ручной ввод информации.
• Внедрена система электронного документооборота для автоматизации согласования и хранения документов.

4. Обучение сотрудников:

• Проведены тренинги для сотрудников по новым процессам и работе с HRlink, что обеспечило быструю адаптацию к изменениям.

Результаты

• До 5 дней уменьшилось время обработки кадровых документов.
• На 70% сократились затраты на хранение документов.
• Все сотрудники получили удаленный доступ к необходимым документам, что значительно упростило работу HR-отдела.
• На 60% возрос уровень удовлетворенности сотрудников.

Вывод

Внедрение кадрового электронного документооборота через интеграцию с HRlink стало ключевым шагом для оптимизации процессов управления персоналом в компании. Этот кейс демонстрирует, как современные технологии могут помочь снизить затраты, повысить эффективность работы и улучшить взаимодействие с сотрудниками.