Оптимизация бухгалтерских процессов — Закрытие бухгалтерского периода
Клиент — торговая сеть. Процесс закрытия бухгалтерского периода занимал до 10 дней. Это вызывало значительные задержки в отчетности и влияло на принятие управленческих решений. Ручной труд сотрудников приводил к ошибкам, а также к недовольству команды из-за высокой нагрузки и стресса в конце каждого месяца. Кроме того, отсутствие автоматизации затрудняло интеграцию с другими системами, что увеличивало вероятность ошибок и снижало эффективность работы.
Цели
- Сократить время закрытия бухгалтерского периода с 10 до 3 дней.
- Уменьшить количество ошибок в отчетности на 80%.
- Повысить удовлетворенность сотрудников и снизить уровень стресса.
- Внедрить автоматизированные решения для упрощения процессов.
Решение
- Анализ текущих процессов. Проведен детальный анализ всех этапов закрытия бухгалтерского периода, выявлены узкие места и дублирующие действия.
- Оптимизация физики процесса:
- Переработка алгоритмов работы с документами, исключение ненужных этапов.
- Введение четкого расписания для всех участников процесса с определением ответственных лиц за каждый этап.
- Внедрение программных решений:
- Интеграция 1С БУХ со СБИС для автоматического получения данных о продажах, закупках и расходах.
- Использование BI-инструментов для автоматической генерации отчетов и визуализации данных, что позволяет быстро анализировать финансовую информацию.
- Обучение сотрудников. Проведение тренингов для бухгалтеров по новым процессам и программному обеспечению, что позволило им быстрее адаптироваться к изменениям.
Результаты
- До 3 дней сократилось время закрытия бухгалтерского периода.
- Высвободилось 4,7 FTE.
- На 85% сократилось количество ошибок в отчетности, что значительно повысило качество данных для анализа.
- На 40% возросла удовлетворенность сотрудников, т.к. они стали работать с меньшей нагрузкой и стрессом.
- Компания получила возможность оперативно принимать управленческие решения на основе актуальной и точной информации.
Вывод
Оптимизация бухгалтерских процессов не только существенно улучшила эффективность работы команды, но и повысила уровень доверия к финансовой отчетности со стороны руководства. Данный кейс стал примером успешной трансформации бизнес-процессов, которая может быть адаптирована под нужды других компаний.
